Phát tài khoản AI cho cả đội rồi để đó

Cách làm phổ biến hiện nay là mua gói tài khoản AI, phát cho cả phòng, tổ chức một buổi giới thiệu, rồi hết.

Tháng đầu vài người thử. Tháng thứ hai còn một hai người. Tháng thứ ba mọi người quay lại cách cũ, và cái gói vẫn bị trừ tiền đều đặn.

Tôi từng nghĩ vấn đề nằm ở đào tạo. Đào tạo kỹ hơn, dài hơn thì chắc sẽ khác. Không khác.

Buổi đào tạo dạy sai thứ

Một buổi giới thiệu công cụ điển hình sẽ dạy: đây là ô nhập, đây là cách viết câu lệnh, đây là vài ví dụ hay.

Vấn đề là ví dụ đó không phải việc của người ngồi nghe. Họ gật gù, thấy hay, rồi về bàn làm việc và đối diện với công việc thật của mình. Khoảng cách giữa “viết bài đăng mạng xã hội mẫu” và “soạn phản hồi cho khách đang khiếu nại một đơn giao thiếu” là quá xa để tự bắc cầu.

Người ta không lười. Người ta chỉ không thấy công cụ này nằm ở đâu trong ngày làm việc của mình.

Đưa AI vào một việc, không phải cả một phòng

Cách tôi làm bây giờ là đi ngược lại.

Trước tiên chọn một bộ phận. Không phải bộ phận hào hứng nhất, mà bộ phận có việc lặp lại nhiều nhất. Nơi mỗi ngày phải viết đi viết lại, đối chiếu đi đối chiếu lại, trả lời những câu na ná nhau.

Trong bộ phận đó, chọn đúng một việc. Một thôi. Việc đó phải đủ nhỏ để làm xong trong một buổi, và đủ lặp để làm mỗi ngày.

Rồi thiết kế cách dùng công cụ ngay trong việc đó. Không phải khoá học về công cụ, mà là quy trình mới cho việc cũ, trong đó công cụ là một bước.

Đo trước, rồi mới làm

Trước khi đổi, tôi đo. Việc này hiện mất bao lâu, làm bao nhiêu lần một ngày, ai kiểm tra kết quả, tỷ lệ phải làm lại là bao nhiêu.

Đo không phải để báo cáo đẹp. Đo để biết có nên mở rộng hay không.

Sau ba mươi ngày đo lại. Nếu số không nhúc nhích, việc đó không hợp, dừng lại, chọn việc khác. Nếu số tốt lên, lúc đó mới sang việc thứ hai của cùng bộ phận đó.

Chín mươi ngày đo lần nữa. Đây là mốc quan trọng hơn, vì nó cho biết thói quen mới có sống được sau khi tôi rút đi hay không.

Bàn giao là phần khó nhất

Với đội phát triển nhượng quyền, tôi thiết kế cách dùng bám theo quy trình bán hàng thật của họ: từ lúc nhận thông tin người quan tâm, tới lúc gửi tài liệu, tới lúc trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại về vốn và thời gian hoàn vốn.

Mỗi bước có một bộ quy trình kèm câu lệnh mẫu, viết bằng ngôn ngữ của họ, dùng tình huống của họ. Không phải ví dụ chung chung.

Sau ba mươi ngày tôi đo hai thứ: thời gian soạn tài liệu cho một mối, và tỷ lệ phải làm lại. Con số cụ thể sẽ cập nhật khi được phép công bố.

Nhưng phần tôi quan tâm nhất không nằm ở con số ba mươi ngày. Nằm ở chỗ sau khi tôi rút, có người trong nhà tự cập nhật được bộ câu lệnh khi quy trình bán hàng thay đổi hay không.

Hệ thống nào cần tôi mới chạy được là hệ thống hỏng. Điều đó đúng với dashboard, đúng với SOP, và đúng cả với AI.

Đây là nội dung gói Ứng dụng AI vào đội ngũ. Xem thêm dự án đưa AI vào đội phát triển nhượng quyền.

Đội bạn đang có tài khoản AI mà không ai mở? Nhắn cho tôi.